Laporan Penugasan Internal Audit Internal Audit (Assurance) Pemerintah

PELAPORAN PENUGASAN INTERNAL AUDIT (ASSURANCE) PEMERINTAH

Setelah menyelesaikan penugasan, internal auditor harus mengomunikasikan hasil penugasannya kepada manajemen auditi. Secara umum pengkomunikasian tersebut mencakup dua bentuk komunikasi, lisan dan tertulis. Komunikasi lisan harus dilakukan sebelum komunikasi tertulis dalam bentuk laporan hasil audit (LHA) yang resmi diterbitkan.

Pengomunikasian secara lisan dimaksudkan untuk memperoleh kesepakatan mengenai hasil audit. Semua masalah yang ditemukan harus didiskusikan agar tidak terjadi penyanggahan yang dapat menyebabkan terhambatnya pelaksanaan tindak lanjut. Auditi memang diberi kesempatan untuk memberi tanggapan atas temuan audit, namun demikian bukan berarti bahwa setiap sanggahan auditi harus diterima begitu saja. Hanya jika sanggahan tersebut disertai bukti yang dapat diyakini, serta bukti tersebut memang tidak ditemukan saat pelaksanaan audit, barulah sanggahan auditi dapat diterima. Hal ini yang dimaksudkan bahwa auditor harus memiliki sikap pandang yang terbuka.

A. PENYAMPAIAN SIMPULAN SEMENTARA

Penyampaian hasil penugasan (communication) adalah bagian tidak terpisahkan dari sebuah penugasan assurance. Selama pelaksanaan penugasan, internal auditor secara teratur berkomunikasi dengan personil kunci auditi. Pada umumnya komunikasi dilakukan dalam bentuk tatap muka untuk menyampaikan permasalahan‐permasalahan yang ditemui.

Komunikasi selama proses penugasan dapat membantu auditor internal untuk memastikan fakta yang ditemukan benar‐benar akurat. Disamping akan dapat diperoleh informasi langkah koreksi (rekomendasi) terbaik. Hasil komunikasi ini akan dimanfaatkan untuk penyusunan simpulan/temuan final yang akan dimuat dalam LHA.

Apabila pembicaraan tidak dilakukan secara bertahap, dikhawatirkan setelah auditor melangkah jauh dengan waktu yang cukup lama ternyata setelah materi temuan dibicarakan dengan pihak auditi, barulah terungkap adanya bukti atau kebijakan manajemen lain yang ternyata dapat menggugurkan temuan tersebut. Pembicaraan akhir harus tuntas. Ada baiknya sebelum dibicarakan final, ketua tim berkonsultasi dulu dengan pengendali teknisnya dan/atau pengendali mutunya supaya ada keseragaman pendapat mengenai masalah yang akan dibicarakan dengan auditi. Pengalaman menunjukan bahwa masih ada pembicaraan akhir atas temuan audit yang dilaksanakan oleh ketua tim audit sebelum direviu oleh pengendali teknis dan pengendali mutu, misalnya karena lokasi auditi jauh di luar kota. Hal ini mengandung risiko karena setelah direviu pengendali teknis, materi temuan dapat saja berubah sehingga tidak lagi sesuai dengan apa yang telah dibicarakan dengan auditi. Apabila terjadi perubahan materi laporan yang telah dibicarakan dengan auditi tanpa memberi informasi terlebih dulu kepada auditi, dapat menimbulkan citra yang kurang baik terhadap auditor.

Usahakan mendapat komentar pejabat atau pihak yang langsung berkepentingan yang akan melakukan tindak lanjut temuan tersebut dan akan mengalami akibat negatif dari pelaporan temuan tersebut. Auditor harus memberikan kesempatan kepada pejabat atau pihak yang terkena atau mungkin terkena secara negatif pelaporan tersebut untuk memberi komentar tertulis atau lisan serta memberi informasi atau penjelasan sebelum laporan dikeluarkan. Komentar dan penjelasan tambahan ini harus dihargai dan dibahas untuk disajikan secara layak, lengkap dan objektif dalam laporan akhir. Apabila komentar pendahuluan sudah diterima dan kemudian diadakan perubahan penting dalam temuan atau rekomendasi, maka pejabat atau pihak yang terkena harus diberi kesempatan lagi untuk memberikan komentar mengenai pembahasan tersebut sebelum laporan diterbitkan. Apabila tidak bisa diperoleh komentar dari pihak yang terkena, maka laporan harus memaparkan kenyataan itu. Komentar tambahan juga harus diminta apabila komentar pendahuluan tampaknya tidak relevan dengan simpulan dan rekomendasi yang diajukan.

B. PENYUSUNAN LAPORAN

Proses penyusunan laporan, diawali dengan penyusunan konsep laporan oleh ketua tim (KT). Pengendali teknis (PT) melakukan reviu konsep laporan untuk keseluruhan aspek (baik fisik, format dan substansi). Laporan hasil penugasan harus memenuhi syarat kualitas komunikasi yang baik, yaitu akurat, objektif, jelas, ringkas, konstruktif, lengkap dan tepat waktu.

1. Akurat: Laporan yang dihasilkan harus sesuai dengan fakta yang terjadi dan bebas dari kesalahan. Perlunya keakuratan didasarkan atas kebutuhan untuk memberikan keyakinan kepada pengguna laporan bahwa apa yang dilaporkan memiliki kredibilitas dan dapat diandalkan. Satu ketidakakuratan dalam laporan hasil audit dapat menimbulkan keraguan atas keandalan seluruh laporan tersebut dan dapat mengalihkan perhatian pengguna laporan hasil audit dari substansi laporan tersebut. Bukti yang dicantumkan dalam laporan harus masuk akal dan mencerminkan kebenaran mengenai masalah yang dilaporkan. Penggambaran yang benar berarti penjelasan secara akurat tentang lingkup dan metodologi audit, serta penyajian temuan yang konsisten dengan lingkup audit. Salah satu cara untuk meyakinkan bahwa laporan telah memenuhi standar pelaporan adalah dengan menggunakan proses pengendalian mutu, seperti proses referensi. Proses referensi adalah proses dimana seorang auditor yang tidak terlibat dalam proses audit tersebut menguji bahwa suatu fakta, angka, atau tanggal telah dilaporkan dengan benar, bahwa temuan telah didukung dengan dokumentasi audit dan bahwa simpulan dan rekomendasi secara logis didasarkan pada data pendukung.

 

2. Objektif: Laporan harus adil dan berimbang yang menyajikan penilaian seluruh fakta dan kejadian yang relevan. Kredibilitas suatu laporan ditentukan oleh penyajian bukti yang tidak memihak, sehingga pengguna laporan dapat diyakinkan oleh fakta yang disajikan. Auditor harus menyajikan hasil audit secara netral dan menghindari kecenderungan melebih‐lebihkan kekurangan yang ada. Dalam menjelaskan kekurangan suatu kinerja, auditor harus menyajikan penjelasan pejabat yang bertanggung jawab, termasuk pertimbangan atas kesulitan yang dihadapi entitas yang diperiksa.

3. Jelas : Laporan harus mudah dibaca dan dipahami. Laporan harus ditulis dengan bahasa yang jelas dan sesederhana mungkin. Penggunaan bahasa yang lugas dan tidak teknis sangat penting untuk menyederhanakan penyajian. Jika digunakan istilah teknis, singkatan dan akronim yang tidak begitu dikenal, maka hal itu harus didefinisikan dengan jelas. Apabila diperlukan, auditor dapat membuat ringkasan laporan untuk menyampaikan informasi yang penting sehingga diperhatikan oleh pengguna laporan hasil audit. Ringkasan tersebut memuat jawaban terhadap sasaran audit, temuan‐temuan yang paling material dan rekomendasi.

4. Ringkas: Laporan seharusnya berisi point‐point penting, dihindari bahasa bertele‐tele, detail dan pengulangan yang tidak perlu. Laporan yang ringkas adalah laporan yang tidak lebih panjang dari yang diperlukan untuk menyampaikan dan mendukung pesan. Laporan yang terlalu rinci dapat menurunkan kualitas laporan, bahkan dapat menyembunyikan pesan yang sesungguhnya dan dapat membingungkan atau mengurangi minat pembaca. Pengulangan yang tidak perlu juga harus dihindari. Meskipun banyak peluang untuk mempertimbangkan isi laporan, laporan yang lengkap tetapi ringkas, akan mencapai hasil yang lebih baik.

5. Konstruktif: Laporan hasil penugasan hendaknya bermanfaat bagi auditi serta membawa kearah perbaikan. Agar meyakinkan, maka laporan harus dapat menjawab sasaran audit, menyajikan temuan, kesimpulan dan rekomendasi yang logis. Informasi yang disajikan harus cukup meyakinkan pengguna laporan untuk mengakui validitas temuan tersebut dan manfaat penerapan rekomendasi. Laporan yang disusun dengan cara ini dapat membantu pejabat yang bertanggung jawab untuk memusatkan perhatiannya atas hal yang memerlukan perhatian itu dan dapat membantu untuk melakukan perbaikan sesuai rekomendasi dalam laporan hasil audit.

 

6. Lengkap: Laporan berisi seluruh informasi penting dan sesuai yang mendukung rekomendasi dan kesimpulan. Laporan harus memuat semua informasi dan bukti yang dibutuhkan untuk memenuhi sasaran audit, memberikan pemahaman yang benar dan memadai atas hal yang dilaporkan dan memenuhi persyaratan isi laporan hasil audit. Hal ini juga berarti bahwa laporan harus memasukkan informasi mengenai latar belakang permasalahan secara memadai. Laporan harus memberikan perspektif yang wajar mengenai aspek kedalaman dan signifikansi temuan audit, seperti frekuensi terjadinya penyimpangan dibandingkan dengan jumlah kasus atau transaksi yang diuji, serta hubungan antara temuan audit dengan kegiatan entitas yang diaudit. Hal ini diperlukan agar pembaca memperoleh pemahaman yang benar dan memadai.

7. Tepat waktu: Agar suatu informasi bermanfaat secara maksimal, maka laporan harus tepat waktu, karena laporan yang terlambat disampaikan nilainya menjadi kurang bagi pengguna laporan hasil audit. Oleh karena itu, auditor harus merencanakan penerbitan laporan tersebut secara semestinya dan melakukan audit dengan dasar pemikiran tersebut. Selama audit berlangsung, auditor harus mempertimbangkan adanya laporan sementara untuk hal yang material kepada auditi dan/atau kepada pihak lain yang terkait. Laporan sementara tersebut bukan merupakan pengganti laporan akhir, tetapi mengingatkan kepada pejabat terkait terhadap hal yang membutuhkan perhatian segera dan memungkinkan pejabat tersebut untuk memperbaikinya sebelum laporan akhir diselesaikan. laporan yang dihasilkan tersedia pada saat dibutuhkan.

Laporan Hasil Audit (LHA) dapat disusun dalam dua bentuk yaitu bentuk bab dan bentuk surat.

1. LHA Bentuk Bab

Dalam menyajikan informasi hasil audit dikelompokkan dalam bab. Ketentuan mengenai bentuk bab biasanya sudah ditetapkan oleh organisasi audit. Penyusunan LHA dalam bentuk bab sangat sesuai untuk menyampaikan informasi penting dengan jumlah materi yang banyak.

2. LHA Bentuk Surat

Laporan bentuk surat biasanya digunakan apabila hal‐hal yang ingin dilaporkan materinya relatif sedikit atau harus disampaikan dengan segera.

 

C. MONITORING TINDAK LANJUT

Proses penugasan assurance tidak berakhir saat penugasan selesai. Setiap institusi auditor internal harus mengembangkan sistem monitoring tindak lanjut hasil penugasan. Sangat penting bagi auditor internal untuk memastikan bahwa rekomendasi telah ditindaklanjuti oleh manajemen.

Pemantauan tindak lanjut hasil harus dilakukan agar auditi memahami dan memperbaiki kelemahan dan kesalahan yang ada sehingga mampu meningkatkan kinerja organisasinya. Selain itu, auditor internal harus memantau pelaksanaan tindak lanjut yang dilakukan auditi untuk memastikan bahwa semua rekomendasi sudah dilaksanakan dengan tepat, sehingga keefektifan pelaksanaan audit bisa tercapai.

Kewajiban untuk melaksanakan tindak lanjut berada pada pimpinan auditi. Hal ini sesuai dengan pasal 43 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, yang menyatakan bahwa “Pimpinan instansi pemerintah wajib melakukan tindak lanjut atas rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya”. Pelaksanaan tindak lanjut tersebut merupakan bagian kegiatan pemantauan sistem pengendalian intern yang ada. Di sisi lain, auditor internal berkewajiban untuk memantau pelaksanaan tindak lanjut untuk menjamin keefektifan pelaksanaan audit. Auditor internal harus memasukkan kegiatan pemantauan tindak lanjut dalam rencana strategis maupun tahunan.

Pada setiap pelaksanaan audit ulangan atas suatu auditi, auditor harus melihat apakah rekomendasi dari laporan hasil audit terdahulu telah ditindaklanjuti. Auditor internal bertanggung jawab untuk memberitahukan langkah‐langkah yang harus dilakukan auditi agar tindak lanjut hasil audit bisa dilaksanakan dengan efektif dan tepat waktu. Dalam memutuskan penyelesaian tindak lanjut yang belum tuntas, auditor harus mempertimbangkan pelaksanaan prosedur dengan sifat tindak lanjut yang sama yang dilakukan oleh auditi yang lain.

Pelaksanaan tindak lanjut merupakan kewajiban manajemen. Sedangkan pemantauan atas pelaksanaan tersebut menjadi tanggung jawab auditor internal. Agar pemantauan tersebut bisa berjalan dengan efektif, auditor internal harus membuat prosedur pemantauan pelaksanaan tindak lanjut yang didasarkan pada tingkat kesulitan, ketepatan waktu, pertimbangan risiko dan kerugian. Untuk temuan audit yang sangat penting, auditi harus melaksanakan tindak lanjut secepat mungkin dan auditor internal harus terus memantau tindak lanjut yang dilaksanakan oleh auditi tersebut karena dampak dari temuan tersebut sangat besar.

 

Agar pelaksanaan tindak lanjut efektif, perlu dilakukan hal‐hal sebagai berikut.

1. Laporan hasil audit ditujukan kepada tingkatan manajemen yang dapat melakukan tindak lanjut.

2. Tanggapan auditi diterima dan dievaluasi selama audit berlangsung atau dalam waktu yang wajar setelah audit berakhir.

3. Laporan perkembangan kemajuan tindak lanjut diterima dari auditi secara periodik.

4. Status tindak lanjut dari pelaksanaan tindak lanjut dilaporkan kepada pimpinan auditi.

Hal yang perlu diperhatikan dalam pemantauan tindak lanjut hasil audit adalah sebagai berikut.

1. Semua formulir dan bukti pendukung yang terkait dengan tindak lanjut temuan audit harus didokumentasikan dengan baik dan dipisahkan antara temuan yang rekomendasinya sudah tuntas diselesaikan dengan temuan yang masih terbuka (yang rekomendasinya belum atau belum seluruhnya ditindaklanjuti).

2. Tim pemantau tindak lanjut melakukan pemutakhiran tindak lanjut atas saldo temuan yang belum ditindaklanjuti dan tindak lanjut yang masih kurang. Pemutakhiran tersebut dilakukan sekali dalam setahun dan dituangkan dalam sebuah berita acara yang ditandatangani pimpinan auditi dan tim pemantau tindak lanjut audit.